Q   &   A

Q1:若同學要申請機車停車證，到哪裡申請，費用多少？

ANS:同學若要申請機車停車證，可到機車停車場辦理，找管理員購買，學生申請機車停車收費（每學期500元）。但是通常機車停車位有限，所以請同學們儘可能的在學期初的時候就要準時申請，以免購買不到。

Q2:垃圾回收架上若是沒有垃圾袋的話，同學們要到哪邊領取？

ANS:同學可以到各樓層工具間（各樓層電梯間旁）直接取用。

Q3:若新竹分部的同學要搭乘交通車去新竹上課，可以坐哪些班次的交通車，在哪裡上車，車票費用多少？

ANS:同學可至台北校區警衛室與新竹分部總務處（或警衛室）購買車票，單程車票價格為120元。台北校區上車地點為校門口或捷運大坪林站，新竹校區上車地點為涵德樓前廣場。可搭乘的班次為早上6點30分去程與下午5點10分回程。其餘班次若有多餘車位，才會提供同學們購票搭乘。

Q4:同學若要借用相關設備（如折疊桌、折疊椅）與場地（如中山育樂館、會議室），要到哪裡借用，借用程序為何？

ANS:同學若須借用相關設備，可至總務處事務組借用，請帶學生證前來登記借用。場地方面請同學們簽案申請，再會相關管理單位辦理。

Q5:飲水機若故障（如無法出水）的話，要向哪邊反應？

ANS:飲水機若故障，可向各系所助理反應，或直接向事務組（分機2167或2541）反應。

Q6:若同學買飲料或面紙時，零錢被販賣機吃掉，應該向哪邊反應？

ANS:若有上述的情況，請直接向事務組（分機2167或2541）反應。

Q7:請問廠商若是交貨完畢，如何申請退還保固金或是履約保證金？

ANS:1.申請退還保固金，請先登入學校網頁，點選總務處事務組，進入文件下載，下載「廠商退保固金申請書」或「廠商退履約保證金申請書」。

2.退履約保證金：請檢附履約保證金收據影本連同本單送交本組協助辦理。

3.退保固金：請檢附合約書影本、收據影本連同本單，逕送合約中相關單位簽章，完成後送交本組辦理。

Q8:校內同仁若需要借用校內場地，需如何辦理借用程序？

ANS:請需要借用場地的同仁直接向管理單位提出申請，並填寫場地借用申請單。總務處所管理的格致樓101演講廳、格致樓903會議室與格致樓909國際會議廳則可簡化借用程序，直接上總務處事務組網頁查詢借用概況，並以電子郵件方式申請借用。

Q9:校內同仁若因公務而需借用公務車（8人座廂型車、5人座房車、小貨車），應如何申請？

ANS:請同仁到總務處事務組網頁表單下載處下載派車單，經申請人填妥派車單，並請單位主管簽章後，送總務處事務組即可辦理。

但借用單位須自行安排開車司機，並依照政府交通規則駕駛，若因違規而收到交通罰單，須由借用單位自行負責。同時也請小心駕駛，若車子有任何損壞請立即回報事務組承辦人。

Q10:校內同仁若需撘乘台北新竹兩校區交通車需如何登記？

ANS:若同仁們固定需要搭乘交通車往返台北與新竹，請至總務處首頁左側點選 進入兩校區交通車登記系統，依照個人實際需求登記。

若臨時因公務需要搭乘交通車，請務必於搭乘的前一天向總務處事務組登記（校內分機2167或2541，事務組將依照實際搭乘人數安排交通車。

Q11:遇到校內服務員（工友）態度不佳或環境清潔不佳時，應如何處理。

ANS:校內各大樓及辦公室等如有服務員態度不佳或環境清潔不佳時，可向各單位助理或總務處事務組反應（校內分機2167或2541），事務組將馬上督促改進。

Q12:廠商若驗收完成後，如何申請退還履約保證金？

ANS:1.請先進入本校網頁，點選總務處事務組後，再點選「表單下載」，下載「廠商退履約保證金申請書」。

2.請檢附履約保證金收據影本連同「廠商退履約保證金申請書」送交本組協助辦理，核可後出納組通知領款，並繳回履約保證金收據正本。

Q13:廠商若保固期已屆滿，如何申請退還保固金？

ANS:1.請先進入本校網頁，點選總務處事務組後，再點選「表單下載」，下載「廠商退保固金申請書」申請退還保固金。

2.請檢附合約書影本、保固金收據影本連同「廠商退保固金申請書」，逕送合約中相關單位簽章，完成後送交本組辦理，核可後出納組通知領款，並繳回履約保證金收據正本。

Q1: 校舍物品損壞如何申請修繕？

ANS: 

1.若學生發現校舍教室有損壞物品時，可依下列步驟申請：

(1) 請至學校單一入口網＞總務類E化系統＞總務資訊系統＞切換作業系統＞線上報修系統→修繕登記。

(2) 請至各系辦公室通知助教填寫修繕申請單，經主任蓋章後，送營繕組修繕登記。

(3)  另可至格致樓1樓聯合服務中心或8樓總務處營繕組填寫修繕申請單，再至系辦公室請助教轉呈主任蓋章後，送營繕組修繕登記。

2.注意事項

(1)  修繕申請單除修復驗收人及使用材料外，其餘各欄位均需填寫，方可送至本組辦理申請。

(2) 修繕申請單經總務處營繕組受理後，會在修繕申請單上蓋日期章並將上聯撕下送回申請單位完成報修程序。

(3)  修繕申請單修復工期一般為3~7工作天。

3.填寫修繕申請單時，每一類別需填寫一張申請單，參考分類如下： 

(1) 電燈、水管(漏水)、插座、電源、飲水機等。

(2) 教室門窗(玻璃)、鎖、講桌等木製品。

(3) 冷氣空調、風扇等。

(4) 普通教室麥克風 (線) 、擴音器及廣播音箱等。

(5) 教室電腦及資訊講桌麥克風、喇叭、電腦等(受理後轉請圖資中處理或逕

      至圖資中心網頁報修)。

(6) 教室投影機等。

Q2：若電梯故障，人被困在裡面怎麼辦？

ANS: 

1、電梯非密閉空間，請勿強制開門以免危險。

2、受困電梯中請依語音系統只示操作，等待救援。

3、請按操作盤上緊急呼叫紐，按住5-10秒時間，會聽到電話撥出聲音。

   或以手機(可通訊狀況)撥電梯客服中心

永大電梯：02-22187051 【中正、懷恩(1~6樓)、忠孝樓】)

台灣奧的斯電梯：0800-221-685 【格致、自強、光復、崇德、新民、懷恩(6~8樓)、弘道樓 】

   通報內容：電梯編號、學校、地址、大樓名稱。

4、電梯公司接獲通報後30分鐘內到校救援。

5、請安靜等候救援，警衛室內會有人員與受困人員對話，若有緊急狀況可告知警衛人員處理。

Q3：電扶梯為何不延長開放時間方便學生使用？

ANS: 

配合政府節約能源政策，電扶梯在尖峰時間開放使用。

電扶梯開放使用時間：

每週一至週五 中午12：00～13：00 下午17：00～19：00，雨天不開放使用。

並請同學注意事項：

1、請勿在電扶梯奔跑、玩耍。

2、電扶梯啟動時請注意穿著衣服下擺是否過長、鞋帶鬆脫或過軟塑膠鞋，有可

   能會被捲入電扶梯設備內。

3、如有意外發生請按電扶梯上下樓層端下方停止按鈕，電扶梯即刻停止運作。

Q4：為何教室冷氣無法開啟？

ANS: 

1、  配合政府節約能源政策，各教室冷氣依照教務處課表，未上課時段自動關閉電源，教室課表外時段調課、借用教室請依規定申請，於核可後通知營繕組開放冷氣使用。

2、  戶外溫度高於26℃則無法啟動教室空調系統。

3、  學校用電超過契約容量，校區冷氣設備每6~30分鐘輪流停機一次5分鐘。

4、  如依教室走廊課表上課時段冷氣無法操作請向營繕組申請修繕，將請學校電工進行檢修。

Q5：行動不便同學如何使用無障礙電梯，搬運重物可否使用無障礙電梯到達3、4樓？

ANS: 

1、行動不便同學可向聯合服務中心、學輔中心、學務處進修組、營繕組填寫申請單，經核可後，以學生證號設定電梯管制卡使用(學生證免送)，申請使用時間到後，營繕組逕行註銷電梯使用權，不另行通知申請人。

2、同學搬運重物可向聯合服務中心以證換證借用臨時卡片使用，唯需當日歸還。

Q6：普通教室麥克風線損壞如何處理？

ANS: 

若普通教室教室麥克風線損壞、不見時，請向聯合服務中心借用麥克風線，同時填寫修繕申請單，送營繕組修繕登記。

Q1:請問公文會簽有何注意要點？

（一）有無同一處室內各組會簽

1.同一處（室）內各組公文加簽時：視為內部協商，應為直線簽註，非為會辦外簽，故請相關單位主管在「二級主管」項下併簽。

2.非同一處（室）公文加簽時，視為會辦外簽，相關主管應於會辦欄中加註會簽意見。

（二）有無兩校區會簽

1.台北、新竹校區同單位需有其各自公文承辦人，兩校區公文承辦人互為相對代理人，以合作方式進行公文簽辦，各負其應盡之職責。

2.當單位公文承辦人請假時，其同校區代理人應負起公文簽辦之職責。

3.公文會辦請以兩校區公文傳遞，不得放置校區總務處信箱內。

（三）會簽時程

 最速件: 擬辦與會核時限:一小時  簽辦時程:一日內   公文夾顏色:紅色

速  件: 擬辦與會核時限:二小時  簽辦時程: 一~三日 公文夾顏色:藍色

普通件: 擬辦與會核時限:四小時  簽辦時程: 六日內  公文夾顏色:白色

（四）簽核後

1.校外來文：經簽核完成後，主辦人員領回正本文應交予文書組歸檔，視業務需求公告或影印予相關單位。

2.對外發文：經簽核完成後，主辦人員應依封發程序完成發文事宜，並將公文正本予文書組歸檔。

3.校內簽文：主辦人員應先將簽核後之正文送予單位主管知悉後，自行保存公文正本，並影印予相關單位參考，據以展開相關業務。然涉及人事及會計者則應送交正本，自行保留影本（如：人事異動請交人事室，經費核銷單據正本交會計室。）

Q2:請問北竹兩校區公文如何傳遞？

郵件傳遞請搭配本校兩校區交通車發車時程，提前半小時送至兩校區總務處收發櫃台登錄。所欲傳遞應請填寫「兩區公文傳送包裹封面」之相關資訊，並黏貼於信封上，自行封包。文件經傳遞程序後請與收件人保持聯繫，儘早取件。私人物品則不在兩校區公務函件傳遞服務範圍內。

Q3:如何得知有外來公文待辦？

文書組每日定時分、送公文，各單位總收發人員應定時至文書組櫃檯領件。並配合下列事項：

1.單位收發由各單位推派一人負收發之責，但單位成員均可代為簽收，且不得拒絕，以免延誤。

2.分送各單位之公文，如係誤分者，應即退文改送。

3.如業務權責模糊，一時難以判定適當承辦單位之公文，經秘書室核判；定案單位應即簽收承辦，不得拒絕，如有拒絕收文而導致延誤情形，由承辦單位負責。

4.各單位已收公文經該單位主管核閱，認為須移送其他單位主辦者，應送校長室裁定後移送

Q4:如何外送公文？

分專差投送、電子文、郵政遞寄三種方式辦理。

Q5:公文封發有無注意事項？

文件發出當日，主辦發文人員應逕行將原案送文書組歸檔。其相關注意事項如下：

1.本校發文，除極機密文件由校長指定人員封文外，其餘一律由各單位承辦人員負責封文。

2.封文前須檢查文件本文及附件是否齊全，有無漏蓋印章情事。

3.各單位封文後，應於原稿後附全案（含來文正本或影本），連同「中國科技大學公文處理簿」交予文書組收發人員。如係為電子發文請提供陳核後公文本文及附件之電子檔（受文機關應寫全銜）。

Q7:請問附件該如何標示？

標示位置應視該文件之裝釘位置而定

1. 若裝釘於左側或左上角（450）者，則附件號一律編於紙張之右上角；若裝釘於右側或右上角右上角（1350）。者，則附件號一律編於紙張之左上角。

2. 橫式附件其附件號應由左而右書寫（附件號最後一個字對齊右上角邊界）直式附件其附件號應由上而下書寫（附件號第一個字對齊左上角邊）

Q8:請問公文存檔裝釘有無制式規範？

（一）一般性公文裝釘

1.文件主體為橫式書寫者（直式橫書及橫式橫書），其裝釘位置應於左側或左上角（450）；主體為直式書寫者（直式直書及橫式直書），其裝釘位置應於右側或右上角（1350）。

2.文件主體為簽、稿（函）者，其裝釘位置應於左側。

3.文件所附內文格式與主體不同者，如單面印刷，表頭統一置於裝訂邊。雙面印刷者，表頭從其翻頁方向（橫式：左手翻頁；表頭朝左。直式：右手翻頁；表頭朝右），以利文件查閱。

（二）置於資料夾內之文件裝訂

1.直式橫書文件，置於資料夾內，一律打動裝釘，裝釘邊置於左側1.5公分處，並且方便資料夾放置，文件底邊與資料齊頭。

2.文件陳列於資料夾中，如附件成冊，不必打洞裝釘，僅需置於文件套中，一律按順序陳列於最後一份文件後面。

3.各單位檔案夾分目錄統一用彩色紙直式橫書並置於文件之首頁。主體文為直式者，其分目錄以右孔橫書為原則。主體文為橫式書寫者，其分目錄以左孔橫書為原則。

Q9:請問會議記錄有無固定格式？

會議紀錄格式說明如下：

（一）用紙尺寸：A4立式

（二）紀錄名稱（表頭文字）：字型為p16標楷體、置中、加粗。參考範例

（三）紀錄內容格式：

1.橫式書寫，字型為p14標楷體，行距為固定行高為20 pt。

2.內文敘述除層次序號第二層以上，一律自邊界開始繕打。

3.邊界統一（上：2.5cm、下：2.5cm、左：2.5cm、右：2.5cm)

4.日期寫法一律採中式寫法（如九十年二月二十三日）

（四）全校性會議單位報告順序，從秘書室規定。

（五）範例請至文書組網頁下載，各單位得依業務性質，從單位主管指示自訂。

Q10:公文管理相關事宜洽詢單位？

（一）承辦一般文書行政業務往來：#2161

（郵務傳遞/歸檔/調閱檔案/分送公文/關防用印）

聯絡帳號為docu@cute.edu.tw

（二）對外收發公文及公告事宜往來#2162

（紙本及電子收發作業/登錄/稽催）

聯絡帳號為edoc@cute.edu.tw

Q11：請問財產放置地點有異動，該如何申請變更?

ANS：1.請上固定資產管理系統，再點選要移轉的資料後，列印「固定資產移轉移交明細表」

2.將「固定資產移轉移交明細表」簽章後，送移入部門，移入部門確認移轉財產無誤並簽章後，送交保管組辦理資產帳務移轉。

Q12：請問財產何時可報廢？如何辦理?

ANS：固定資產經使用逾齡，或雖未屆滿耐用年限，然已失去原有效能，而不能修復，或修復價格高昂，除天然災害外應經預算程序後，由管理單位上網填寫「固定資產減損單」，經總務及稽核單位會勘後，辦理報廢手續。

Q13：如果財產遺失或是遭竊，該如何處理？

ANS：1.請保管單位先行向警察機關報案，取得報案證明。

2.由固定資產失竊使用人或保管負責人上簽陳核並檢附相關資料（報案證明及固定資產明細表）上簽陳核，會辦本組及會計室。

Q14：若教職員離職或單位保管人有異動，該如何處理？

ANS：1.請上固定資產管理系統，列印「固定資產移轉移交明細表」。

2.移交人及接交人會同點交固定資產。

3.固定資產確認無誤後，於保管人及移交人處簽章，將「固定資產移轉移交明細表」送交保管組辦理資產帳務移轉。

Q15:若單位內有閒置不用的財產，該如何處理？

ANS：請上固定資產管理系統，於閒置財產登入功能中登入，並上傳照片，儲存後即可供各單位查詢。

Q16:如何查詢全校是否有閒置的財產可供使用?

ANS：請上固定資產管理系統，於全校閒置財產查詢功能中,即可查詢目前學校之閒置財產。

Q01：如何查詢及繳交學雜費？

ANS：請參閱「學期繳費單查詢及繳費說明」。

Q02：已逾學雜費繳費期限但尚未繳費，應如何補辦？

ANS：除超商逾期不代收款項，請儘速以其他方式進行繳費。

Q03：如何繳交申請各類證明文件工本費？

ANS：至格致樓1樓或8樓自動收款機繳費，繳費金額請參閱教務處網頁_各類文件申請表 。

Q04：科技部專案補助款如何申請領據及匯款入學校帳戶？

ANS：1.申請領據：學校單一入口網頁／總務會計整合系統／收款收據系統／申請領據，依照欄位填寫資料後，列印領據送相關承辦單位用印。

2.銀行名稱：第一銀行木柵分行

銀行帳號：167-30-110600

帳戶名稱：財團法人中國科技大學

Q05：教育部各類補助款如何申請領據及匯款入學校帳戶？？

ANS：1.申請領據：學校單一入口網頁／總務會計整合系統／收款收據系統／申請領據，依照欄位填寫資料後，列印領據送相關承辦單位用印。

2.銀行名稱：臺灣土地銀行文山分行

銀行帳號：093-005-083271

帳戶名稱：財團法人中國科技大學

Q06：產學合作案款項如何匯款入學校帳戶？

ANS：1.銀行名稱：臺灣土地銀行文山分行

銀行帳號：093-005-083271

帳戶名稱：財團法人中國科技大學

2.另請檢附(1)匯款或轉帳證明影本(2)產學計畫用印申請表影本(3)合約影本，送交出納組。

Q07：一般款項（如借支餘款繳回、獎學金捐贈、行政管理費、租金、電費等收入，如何匯款入學校帳戶？

ANS：1.銀行名稱：臺灣土地銀行文山分行

銀行帳號：093-005-083271

帳戶名稱：財團法人中國科技大學

2.請檢附匯款或轉帳證明影本並註明(1)廠商／姓名／學號、(2)匯款內容、(3)聯絡電話並傳真至總務處出納組（02）2931-3992。

Q08：推廣教育開班學員學費，如何匯款入學校帳戶？

ANS：1.銀行名稱：臺灣土地銀行文山分行

銀行帳號：093-005-083271

帳戶名稱：財團法人中國科技大學

備註欄位：註明「XX推廣班」及「姓名」

2.若為ATM直接轉帳者，請選擇【轉帳】功能，並按銀行 ATM指示完成轉帳→列印交易明細表。並於交易明細表註明(1)匯款人姓名、(2) 「XX推廣班」、(3)聯絡電話，傳真至總務處出納組（02）2931-3992。

Q09：學生如何提供個人金融機構帳號資料?

ANS：學校單一入口網頁／學生資訊系統\其他資訊作業／金融機構帳號，輸入及確認學生本人之金融機構帳號資料。

請勿填寫非學生本人之帳號資料。

Q10：學生如何申請金融帳號變更?

ANS：1.攜帶存摺封面影本至格致樓8樓出納組辦公室。

收件時間：周一至週五08:30-12:00及13:30-17:00

2.存摺封面電子檔寄到sandra@cute.edu.tw。

存摺應包含以下資訊：(1)銀行別(2)分行別(3)戶名(4)帳號，並註記學生學號等訊息。

Q11：學生或廠商如何查詢學校撥款時間？

ANS：1.出納組處理匯款轉帳作業，同時以e-Mail通知受款人(單位)。

2.請點選付款紀錄查詢系統查詢。

3.電洽出納組（02）2931-3416分機2164、2165。

Q12：同學所提供身份證字號及郵局局、帳號資料均正確，卻無法入帳?

ANS：該帳戶可能為懸帳戶或終止戶，以致無法入帳。

1.懸帳戶處理方式：

（1）懸帳戶表示該帳戶已逾五年未異動。

（2）需至郵局重新開戶。

2.終止戶處理方式：

（1）終止戶表示同學已將該帳戶終止。

（2）需至郵局重新開戶。

Q13：教職員如何查詢學校撥款時間？

ANS：1.出納組處理匯款轉帳作業，同時以e-Mail通知受款人。

2.學校單一入口網頁／總務會計整合系統／付款紀錄查詢。

3.電洽出納組（02）2931-3416分機2164。

Q14：如何申請對外投標所須之學校信用證明文件（最近一年內無退票紀錄之票據交換所或金融機構出具之信用證明文件）？

ANS：1.申請時請先至出納組網頁表單下載「第一類票據信用資料查詢申請單」並填妥相關資料，經單位主管審核簽名後，送出納組辦理。

           2.作業流程:承辦單位→出納組→會計室→校長室→出納組→金融機構→出納組→承辦單位。 

Q15：如何申請紀念品？

ANS：1.請先進入學校單一入口網站，選擇總務資訊系統，再選擇文具管理系統進行申請。

            2.申請完成後,請列印紀念品申請單經單位主管簽核後,送交保管組,待總務長核可後通知領取。

Q16：如何申請文具用品？

ANS：請先進入學校單一入口網站，選擇總務資訊系統，再選擇文具管理系統進行申請即可